お花見などのイベントをお知らせする方法として、
メールはとても便利ですね。
たくさんの人に一斉に送信することも可能ですし、
返信も簡単にできます。
 

社内なら、会社のメールを利用してやりとりできますが
趣味の会や町内会など、社外の方への連絡となると
メールを利用できない場合もあります。
 

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出欠の回答を求める方法は?

お花見などのイベント案内に、メールを利用できない場合はどうするか?
チラシを掲示したり、案内を回覧したり、ハガキを出したり
いろいろな方法がありますね。
 

では、出欠の回答を求めるにはどうするか?
回答する方法は、こんな感じでいろいろありますね。

・電話で回答する
・メールで回答する
・FAXで回答する
・文書で回答する
・ハガキで回答する

 

電話やメールは便利ですし、気軽に利用できる方法です。
が、案内を送る相手が20人・30人ともなると
回答を受ける側の負担も大きくなります。
 

文書で回答をしてもらう方法だと、聞き漏れや伝え漏れも防げますし
ある程度人数が多くても対応できるというメリットがあります。

 

ここでは、文書での回答ができる案内状をご紹介します。

FAXで回答する場合の案内状

文書で出欠の回答をする方法として、まず、FAXで回答する場合
案内状をご紹介します。
 

以下は、○○○○会の会員に向けた案内で、ちょっとかしこまった感じの案内状です。
文書はワードなどにコピーしてご利用ください。
文字の位置や大きさなどは、ご自身で調整してくださいね。

                             平成○○年○○月○○日
   ○○○○会 会員各位

                        

                                会長 ○○○○○
お花見のご案内
   拝啓 桃の節句も過ぎ、すっかり春めいてまいりました。会員の皆さまには、お変
   わりなくお過ごしでしょうか。
    さて、本年も恒例の花見の会を催すこととなりました。日程等につき下記のとお
   りご案内いたしますので、ご家族・ご友人などもお誘いあわせの上、奮ってご参加
   ください。
    なお、出欠につきましては○月○日(○)までにご回報いただきますようお願い
   いたします。
                                      敬具
      1. 日 時  平成○○年○○月○○日(○) 00:00~00:00
      2. 場 所  ○○○○○
            住所:○○○○○○○○○○○○○
            電話番号:○○-○○○○-○○○○
      3. 会費 ○○○○円(当日お持ちください。)
      4. お問い合わせ先 幹事:○○○○
               電話番号:○○-○○○○-○○○○
               FAX番号:○○-○○○○-○○○○
               メールアドレス:○○○○○○○○○○○○
      5. 当日の緊急連絡先 幹事:○○○○
                 電話番号:090-0000-0000
                                      以上
  ———————————————– 回答書 ———————————————-
  幹事 ○○ 行[○/○必着] (FAXをする際は切らずに送信してください。)

 

    お花見会に 参加・不参加  氏名            .          

   <ご要望等あればお知らせください>                   .

 

 

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文書を切り取って回答する場合の案内状

 

ここでご紹介するのは、回答書を切り取って提出する案内状です。
社内で、メールの連絡ができない場合を想定して作成しています。
文書はワードなどにコピーしてご利用ください。
町内会や趣味の会などにお使いいただく場合は、冒頭の部分、
お疲れさまです。○○○部の○○です。を削除してご利用ください。

                             平成○○年○○月○○日
   ○○○部の皆さまへ

                        

                                幹事 ○○○○○
お花見のご案内
    お疲れさまです。○○○部の○○です。
    寒さもようやく和らぎ始め、春の訪れが間近に感じられる頃となりました。
    さて、本年も恒例の花見の会を催すこととなりました。日程等につき下記のとお
   りご案内いたしますので、奮ってご参加ください。
    なお、準備の都合等がございますので、出欠につきましては○月○日(○)まで
   にご回報いただきますようお願いいたします。
      1. 日 時  平成○○年○○月○○日(○) 00:00~00:00
      2. 場 所  ○○○○○
            住所:○○○○○○○○○○○○○
            電話番号:○○-○○○○-○○○○
      3. 会費 ○○○○円(当日お持ちください。)
      4. お問い合わせ先 幹事:○○○○
               電話番号:○○-○○○○-○○○○
               FAX番号:○○-○○○○-○○○○
               メールアドレス:○○○○○○○○○○○○
      5. 当日の緊急連絡先 幹事:○○○○
                 電話番号:090-0000-0000
                                      以上
   —————————————– キ リ ト リ 線 ———————————————
  幹事 ○○ 行 [○/○必着]

 

    お花見会に 参加・不参加  氏名           .          

   <ご要望等をお知らせください>                 .

 

 

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